こんにちは！

リーダー育成専門社労士の木貞です。

 

先日ですが、

経営者の方のお悩みを聞く機会がありました。

 

「経営に対して本気度を上げたい！」

最初の第一声はこのような感じです。

 

よくよく話をお聞きしますと

「理念をきちんと作りたい」

「経営数字をしっかり勉強したい」

「けど、日々起こる出来事を受け身でこなす状態」

「もっと積極的に経営において重要なことを考える時間が欲しい」

 

つまり

「緊急だけど重要でないこと」

に時間と集中力を奪われ

「緊急ではないけど重要なこと」

を考える余力がなくなるという、

負のスパイラルに

陥ってるような状況でした。

 

そこで、

今抱えている社内での役割、

関係団体での役割

その役割にかかる時間を

一緒に紙に書き出してみました。

 

書き出すことで、

抱えている業務を言語化、

量を数値化できたものの、

まだ頭がスッキリとならない状態のようでした。

 

「時間を時系列で視える化する必要がありそうだな…」

こんなことを私は感じていたのですが、

そこからどのようにアドバイスすれば良いかが見えず

少し行き詰まってしまいました。

 

皆さんなら、

そこからどんなアドバイスを

その経営者にしますか？

 

なかなか難しいですよね。

 

そこで自分に当てはめて考えてみました。

「そもそも自分自身は時間をどのように管理していたっけ？」

「時間管理は１万円もする特殊な手帳でやっているし、それで管理は十分だけど…」

 

そうこうするうちに

「この経営者はどんな手帳を使っているんだろ？」

と気になったので

「手帳を見せてください！」

とお願いして

中身を見せてもらいました。

 

「なるほど！これが原因か！」

いよいよ問題解決の

道筋が見えてきました！

 

そこで思ったことを

アドバイスさせてもらったのですが

大変喜んでいただき

「まずは手帳を買いにいきます」

と宣言していただきました(^^)

 

では、その経営者はどんな手帳を

使用していたのでしょう？

 

「〇月〇日」

という欄に、予定されている用事と時刻を

黒のボールペンで手書きするという

とてもシンプルな手帳でした。

（社労士の方はわかるかも知れませんが、社労士会が配布している手帳のような感じです）

 

このタイプのシンプルな手帳のメリットは

・〇月〇日の何時にどのような用事があるということが分かる

・見返すことによって、その用事開始の時間を厳守することができる

・用事がたくさん書きこまれている日は忙しい日であること分かる

こんな感じです。

(私も開業したての頃はそんな手帳を使っていました)

 

では、経営者の時間の使い方の

特徴を考えてみましょう。

・社内だけでなく社外でも複数のプロジェクトを同時進行で進めていることが多い

・社外については、家族、地域、経営者団体、同業他社との用事など色々ある

・そのように多忙であるため、「緊急ではないけど重要なこと」に充てる時間の確保を先延ばししがち

・「すきま時間」を見つけ、「緊急ではないけど重要なこと」に充てる時間を確保することが大事

 

つまり、経営者にふさわしい手帳として

・当然に用事の日時が記録できるもの

・複数のプロジェクトが同時進行していることが可視化できるもの

・すきま時間がどこにあるのかを見つけることができるもの

この３つの条件を満たしたものが

ベストではないかと思うのです。

 

では、この３つの条件を満たす手帳って

実際にあるのでしょうか？

 

 

あります！

 

そしてそれは一般的に

「バーチカル手帳」と呼ばれています。

 

1日ごとに朝から晩までの時間が

垂直なスペースで確保されており、

見開き1ページで1週間を

見渡せるようになっているものです。

 

↓↓このサイトがイメージしやすいですね。

https://www.wakibungu.com/wct/vrt-kkt/

 

これだと、

・どの用事にどれくらいの時間が使われているかがわかる

・用事と用事の間にどれくらのすきま時間があるのかがわかる

・1週間を通して、どの曜日にすきま時間が多く存在するかがわかる

・用事の種類ごとに色分けすることで、偏りがわかる

・プロジェクトがどのような間隔で進んでいくのかがわかる

こんなメリットがあります。

 

このメリットを一言でいいますと

「この手帳に書きこんで眺めることで、時間に対しての漠然とした不安が解消される」

こんな感じでしょう。

 

これらのことを、

冒頭の経営者の方にアドバイスしたというのが、

今回のお話です。

 

ぜひ皆さんも時間の使い方に不安があるならば

まずはバーチカル手帳を買いましょう(^^)

 

 

ちなみに私が使用している市販されていない1万円する手帳は

見開き1ページで1週間ではなく、

約1ヶ月を見渡せるようになっています。

 

「見渡せる時間の範囲が1週間から1ヶ月の約4倍に増えることに何か意味があるの？」

 

こんな疑問がわくかも知れませんが

自分の時間を1ヶ月先までコントロールできている感じがして

メッチャ心が落ち着きますよ笑

 

ここでお見せできないのは残念ですが、

いつも持ち歩いていますので

実際のお会いした際にお声かけいただけますと

いつでもお見せいたします(^^)