御社の会議の問題点を明らかにいたします(^^)

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最近ですが

「社内の会議で社員が全く発言しない」

「会議がただの報告会になっていて意味がない」

という経営者のお悩みが増えてきたのを実感します。

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というお話を前回のブログでお話させていただきました。

 

そして、「1.社長が会議の進行役をした場合」について

上手くいかないケースをお伝えしました。

 

今回は「2.社員が会議の進行役をした場合」に

上手くいかないケースについてお話しますね。

 

そもそも社員が会議の進行役をした場合、

やはり上手くいかない可能性が高いんです。

 

それはなぜでしょう？

 

それは２つあります

 

「社員には〇〇がないから」

 

「社員には△△があるから」

 

さて〇〇と△△にはなにが入るでしょうか？

 

答えは

「社員には【会議をまとめるスキル】がないから」

それと

「社員には【社内での立場】があるから」

この２つが主な原因です。

 

 

「社員には【会議をまとめるスキル】がないから」

 

これはセンスがある社員がいればなんとかなるかも知れませんが、

基本的には会議の進め方を学ぶ機会がないので、

上手く進行役を担える人材が少ないのが正直なところです。

 

「いやいや、進行役なんてただ会議を進めていくだけだから簡単でしょ？」

と思う人いるかもしれません。

 

確かにその会議がただの報告会であれば、

進めていくだけなので簡単です。

 

もっとも、会議がただの報告会であれば

わざわざ集まる必要もなく、

書面か録画動画の閲覧で済みます。

 

わざわざ集まって話し合いをするのは、

その会社の今後の方針をすり合わせたり、

改善すべき点をピックアップするなどして、

その後の会社の行動を決めるためです。

 

そんな中で反対意見ばかりが出たり、

ネガティブな雰囲気になったり、

思考が停止して全く意見が出なかったり、

そんなことが会議では起こります。

 

そんな会議においては、

意見を出させ方、

意見のまとめ方、

ネガティブな意見が出た時の収拾の仕方、

計画への落とし込み方など、

色々なスキルがやっぱり必要になります。

 

まあまあ大変です。

 

 

「社員には【社内での立場】があるから」

 

社員は当事者なので、

進行役の社員は会議のテーマや論点について

「いやー、実はよく分かんないのよね」

とか

「そもそもなんでこれが論点になってるの？」

ということが今さら言えない立場にいます。

 

また、会議に参加している他の社員と立場が近すぎたり、

反対の立場にいたりするので、

バランスを必要以上に取り過ぎたり、

責任が誰かに集中することを意図的に避けたりなど、

中立的に意見をまとめ上げるのが難しい場合もあります。

 

更に言えば、

ふだん寡黙でテンション低めな人が進行役をする場合、

進行役として高めのテンションを維持しなければならない

という苦しさがあったりもします。

 

私も銀行員３年目の時に上司から

「お前、家にいるときと同じような低いテンションで会社で仕事をするな！」

「家から出たらスイッチを入れろ！」

と何もやらかしてはいないのに突然怒られた経験があります…

 

切り換えができる人はいいでしょうが、

それができない人にとってはストレスでしかありません。

 

では、このようなことを防ぐためにはどうすればよいでしょうか？

 

私は答えが３つあると思います。

 

①進行役の適任者がいれば固定する。

ただし、他の社員の成長の機会を

奪ってしまうことにもなってしまいます。

 

②進行役のマニュアルを作ったり、

会議で大切にしている価値観を共有しておく。

アイデアを出す時はアイデアを考える時間をとってメモに取り、

２人１組でシェアをして発表させたりすると意見が出やすくなります。

 

また、一発でベストの意見が出ることはまれなので、

「的外れでいいので意見を積み上げることを重視する」

「質より量を重視する」

という価値観を共有しておくということが大事です。

 

もちろん、的外れな意見が出たとしても、

それを批判したり、

否定したりはしない空気作りも大事になります。

 

③外部の第３者に依頼をする。

外部の第３者は社内の人間関係や部門間の壁みたいなものを

社内の社員よりも知りません。

 

ですので誰かに忖度をするような必要もなく、

客観的な判断がしやすい立場にあるため、

今までの慣例にとらわれない答えを

導き出しやすいポジションにいます。

 

もちろん、非常識な第３者、

固定観念だらけの第３者であれば論外ですので、

視野が広く信頼できる外部の第３者に頼むのがよいでしょう。

 

私も年に数回は社内の経営ミーティングの進行役を

依頼されることもあります。

 

もっと言えば、

人間関係がこじれにこじれまくった案件や、

紛糾することが高い確率で予測される案件、

社長が社員に上手く説明しないと誤解を招き不満が高まるような案件など、

言葉足らずが命取りになるような難易度が高い会議、

（とカッコいいことを言いましたが、端的に言えば誰も進行役をしたがらない会議）

そんな会議の進行役を頼まれたりもします。

 

ただ、社内だけでその会議を進めるよりかは

第３者がいたほうが落としどころが早く見つかったり、

平和的に解決したり、

前向きな終わり方になったりするのを感じます。

 

外部の第３者も上手く活用してもらえればと思います。

 

今日のお話しが少しでも気になった方は

ぜひとも弊社の無料相談をご活用くださいね。