前回、前々回の「『会議がイマイチ』を分析する」が好評だったのか、

「じゃあ、どうやったら社員が会議の進行役を上手くできるようになるのか具体的に教えてくれ！」

という声がありました。

 

なので、そのことについて今回はお話したいと思います。

 

進行役に求められる「能力」と、「進め方」の二つに分けて考えたいと思います。

 

まずは「能力」ですが、次の４つの能力を磨く必要があります。

①安心安全ポジティブな場作り力

②捨て石・積み石の勇気

③フィードバック力

④要約力

それぞれ見ていきましょう。

 

①安全安心ポジティブな場作り力

極端な例ですが、会議の参加者全員がメッチャ眉間にシワを寄せて、

足を組んだり、肘を机についたり、貧乏ゆすりをしたりなどしていたら、

進行役としてはどうでしょう？

 

もう逃げ出したいくらい恐ろしいですよね。

 

「危険で不安でネガティブ」な場という感じですが、

それと真逆の「安全で安心でポジティブ」な場を作れたらどうでしょう？

 

進行役としてもなんとか頑張れそうですよね。

 

そんな場を作るための要素が３つあります。

【表情】

人と人とが会うとき、まずは顔を見ますね。

その顔の表情により場の空気が決まります。

真剣な顔なら真剣な場、笑顔なら笑顔の場が生まれます。

会議が重苦しく眉間にシワを寄せている人が多いのであれば、

それと真逆の笑顔が生まれる場を自分から作って、

周りを巻き込んでいく必要があります。

 

【言葉】

ポジティブな言葉を使っても、言い方がネガティブに聞こえたりします。

 

言葉は人それぞれで感情が違うのです。

 

例えば「悔しい」

 

アンケートを取ると分かるのですが、

この「悔しい」はプラス言葉と受け止める人と、

マイナス言葉と受け止める人と半々に割れます。

 

知らず知らずのうちにプラスのつもりで使っていても、

周りの人にはネガティブに感じられていることがあります。

 

言葉というのは、そのように人に大きな影響を与えます。

 

プラスの意味であれば、

「悔しい」＋「嬉しい表情、声色」というように、

言葉と感情はセットで相手に伝える必要があります。

 

【姿勢や立ち振る舞い】

腕を組んだり、足を組んだりしていると、

心を閉ざしていると相手に感じさせます。

 

けど、姿勢を正してうなずいていたり、メモをスッと取ったり、

物が落ちるとサッと拾ったりなどしていると、

見ている相手が気持ち良さを感じます。

 

そんな姿勢や立ち振る舞いが積み重なることで、

良い会議の場が作れます。

 

表情、言葉、姿勢や立ち振る舞い、

この３つについて会議の冒頭で説明をするなどして協力者を増やしておくことが、

良い会議の空気を作る上で大事になります。

 

②捨て石、積み石の勇気

「捨て石効果」「積み石効果」

これは私が所属しているキャッシュフローコーチ協会の和仁氏が作った言葉です。

 

「捨て石効果」

的が外れてたり、突拍子もない意見が出たことにより、

求めているものがそれではないことに気付かせてくれる効果のことを言います。

 

つまり、一見ムダな意見のように見えて、

その意見のおかげで求めているものがより絞られていく効果のことです。

 

「積み石効果」

意見が積みあがっていった結果、ベストの意見が10個目で出たとします。

 

ではこれは10個目の意見をいった人の手柄でしょうか？

 

私はそうでないと思います。

 

1個目の意見が出たことで、

みんなのエンジンがかかり意見が積み上がっていって、

結果10個目の意見でベストの答えが出たのだと思います。

 

そうすると、

1個目の意見を言ってくれた人がいてくれたおかげだと捉えることができます。

 

進行役の社員には、

この「捨て石」あるいは「積み石」になる勇気が必要なのです。

 

③フィードバック力

ある社員が意見を出したあとに、

進行役が「ふーん、じゃ次の意見はありますか？」とされると、

意見を言った社員はどのような気持ちになるでしょうか？

 

勇気を出して意見を言ってくれた社員に対して感謝の気持ちと、

「それって〇〇という意味ですね。確かに△△という視点ではとても重要だと私も思います」

という肯定的な意味付けをしてくれたらどうでしょう？

 

意見を言った社員も嬉しいと思いますし、

恥をかかずに済むことになり、

安全安心ポジティブな場が加速していくことになります。

 

フィードバック力＝事実の把握＋肯定的な意味付け

 

このように考えてもらえればと思います。

 

④要約力

あれこれ意見が出てくると、要点を整理する必要があります。

 

「色々意見が出てきましたが、つまり〇〇に問題があって、

その解消のために具体的に△△に取り組まなければいけないが、

✕✕という壁を乗り越える必要があるということが明確になりました」

 

このように整理できれば、

次の行動に繋がりやすくなり、

成果があがりやすくなります。

 

 

会議の進行役に求められる「能力」４つを整理しますね。

①安心安全ポジティブな場作り力

②捨て石・積み石の勇気

③フィードバック力

④要約力

 

この４つの能力が高まれば、会議の進行役に相応しい立ち振る舞いができるようになります。

 

では、進行役の求められる「進め方」とはなんでしょう？

 

それについては次回のブログでお伝えしますね！

 

今回も最後までお読みくださり、ありがとうございました(^^)