グロースパートナー
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2023 / 07 / 03  12:00

会議の進行役に求められる「能力」と「進め方」とは~後編~

前回は会議の進行役に求められる「能力」4つについてお伝えしました。

 

①安心安全ポジティブな場作り力

②捨て石・積み石の勇気

③フィードバック力

④要約力

 

この4つの能力が高まれば、

会議の進行役に相応しい立ち振る舞いができるようになります。

 

では、今回は会議の進行役に求められる

「進め方」についてお話をしていきたいと思います。

 

進め方には7つのステップがあります。

①お題についてヒアリングして、アイデアや意見を出させる

②同類項をまとめて、見出し(タイトル)を付ける

③選択肢をリストアップする

④その選択肢のメリットとデメリットを出し尽くす

⑤採用を決める

⑥アクションプランに落とし込む

⑦進捗チェックと検証により、ゴール達成までフォーカスし続ける

 

例えば、

現場のリーダーに真のリーダーシップを身に着けさせるには?

という会議のテーマで進行役をしてみますね。

 

お題についてヒアリングして、アイデアや意見を出させる

まず、アイデアをピックアップしてもらいます。

 

もしアイデアが生まれないのであれば、

紙に最低3つのアイデアを出してもらう時間を作ります。

 

ここではとにかくアイデア出しに徹してもらいます。

 

そうしますと

「リーダーの役割を明確にする」

「リーダー同士で定期の情報交換ミーティングをする」

「リーダー向けの研修に参加させる」

「リーダー手当を支給する」

「部下とのコミュニケーションの能力を高める」

「部下とリーダーの面談の時間を確保する」

「外部のリーダーを雇用する」

 

などが挙がったとします。

 

同類項をまとめて、見出し(タイトル)を付ける

全てのアイデアをそれぞれ議論しても時間が足らないので、

それぞれを同じ項目にまとめて、

それに見出しを付けます。

 

【役割の言語化】

「リーダーの役割を明確にする」

 

【処遇】

「リーダー手当を支給する」

 

【学習】

「リーダー向けの研修に参加させる」

「部下とのコミュニケーションの能力を高める」

 

【仕組み】

「部下とリーダーの面談の時間を確保する」

「リーダー同士で定期の情報交換ミーティングをする」

 

【雇用】

「外部のリーダーを雇用する」

 

選択肢をリストアップする

上記の見出しの中から、できそうなことをリストアップします。

 

例えば

 

「【外部からの雇用】も悪くはないけど

今回のテーマと少しそれてしまうから、

それ以外をピックアップしてみようか」

 

という感じで、リストアップするものを絞ります。

 

その選択肢のメリットとデメリットを出し尽くす

【役割の言語化】【処遇】【学習】【仕組み】それぞれ選択肢の

メリット、デメリットを出し尽くします。

 

例えば

「【役割の言語化】って、確かに明確になっていないから、

何をすればいいのかが分からないということはあるよね。

けど誰が決める?」

 

「【処遇】は目の前にニンジンをぶら下げるのはいいかも。

ただ、給与に関わることなので時期的には一番最後かもね」

 

「【学習】は、研修なんかもいいね。

外部の機関にそれぞれ送り込むのか?

それとも講師を職場に呼んでリーダーに一斉に受講させようか?

けどお金もかかるけど予算的には大丈夫なの?」

 

「【仕組み】の面談はやって欲しいね。

ただ、今無理やりさらせても面談のやり方が分かんないから難しいかな。

定期ミーティングであればすぐにでもできるし、

やることのデメリットと言えば時間を取られるってくらいじゃない」

 

こんな感じで、メリット、デメリットを出し尽くします。

 

採用を決める

上記の中から採用できるものを決めます。

 

コツとしては、

今できるもの、

条件が整えばできるもの、

上手くいかなかった時の最後の手段、

みたいに分けることです。

 

「リーダーの役割の言語化については我々で決めよう」

 

「ひとまず、リーダー同士の定期の情報交換ミーティングは今月からさせよう」

 

「リーダー研修については、そのミーティングで課題の重要性を共有してからにしよう。

そうでないと受け身になってしまって意味がない」

 

「リーダー手当は、リーダーの自覚が出てきて、

行動に変化がみられたくらいにもう一度導入を検討しよう」

 

こんな感じです。

 

アクションプランに落とし込む

あとは5で決めたことを、

誰がいつまでに実行するのかをスケジュールに落とし込みます。

 

エクセルの落とし込むなどして視える化することで、

強制力が発揮されます。

 

進捗チェックと検証により、ゴール達成までフォーカスし続ける

作ったアクションプランについて、

進捗状況について随時チェックを行い、

ゴールの達成にこだわって、全体の動きを見守ります。

 

ざっとこんな感じです。

 

司会の進行役と言っても、

こんなやって文字にしてみるとなかなか奥深いですよね。

 

会議が上手くいかない場合は、

参考にしていただけると嬉しいです(^^)

 

今回も最後までお読みくださり、ありがとうございました!

2024.06.16 Sunday