今回お話ししたいのは、  

やはり会議は「型」が大事だということです。

 

特に、  

会議の司会進行に不安がある人。

 

会議の司会をしなければいけないけれど、  

どう進めたらいいのか自信がない人。

 

そういう方にとっては、  

少し役に立つ話かもしれません。

 

先日、ある取引先の社長から相談を受けました。

 

社員さんに対して、  改善してほしいこと。

 

今後、きちんと決めておきたいこと。

 

社長として求めたいこと。

 

そういったものが、  大きく4つほどありました。

 

最初は、  社長と私で内容を整理して、  

ルールのような形にすることも考えられました。

 

ただ、話を聞いていくと、  

こちら側だけで決めるよりも、  

社員さんたちを巻き込んだ方がいい内容だと感じました。

 

社長がどう感じているのか。

 

幹部の皆さんは、  現場で何を気にしているのか。

 

どこに問題があるのか。

 

そして、これからどうしていくのか。

 

そこをみんなで共有しながら決めた方が、  

後々の納得感が違うと思ったのです。

 

トップダウンでルールを決めることもできます。

 

「今後はこうしてください」

「このルールでいきます」

 

そう伝えれば、  

一応、その場では決まります。

 

ただ、それだと、  どうしても他人ごとになりやすい。

 

「上から言われたからやる」

「会社が決めたから従う」

 

という形になってしまいます。

 

今回の内容は、  

今後の組織風土にも関わるものでした。

 

だからこそ、  一方的に決めるよりも、  

一度きちんと話し合った方がいい。

 

そう考えて、  会議をすることを提案しました。

 

実際の会議は、  社長、幹部3名、そして私が入り、  

約2時間ほどで行いました。

 

テーマは4つです。

 

その会議を進めながら、  改めて感じたことがあります。

 

それは、  

会議にはやはり「型」が必要だということです。

 

まず大事なのは、  

ホワイトボードを使うことです。

 

ホワイトボードなしで、  

紙の資料だけを見ながら話し合うと、  

どうしても話が空中戦になりやすい。

 

言葉だけが行き交って、  

何が論点だったのかが見えにくくなります。

 

誰かが大事なことを言っても、  

その言葉は、言った瞬間から消えていきます。

 

そうすると、

「さっき何が問題って言っていましたっけ」

「結局、何を決める話でしたっけ」

「今、何の話をしていましたっけ」

ということが起こりやすくなります。

 

会議では、話が脇道にそれることもあります。

 

そのときに、  言葉だけで元に戻すのか。

 

それとも、  

ホワイトボードに書かれた論点を見ながら戻るのか。

 

ここには大きな違いがあります。

 

ホワイトボードに書いておけば、  

全員で同じものを見ながら進めることができます。

 

会議は、頭の中だけで進めると難しくなります。

 

見えるようにする。

 

これだけで、  かなり進めやすくなります。

 

そして、もう一つ大事なのが、  

会議の型を決めておくことです。

 

今回、私が意識した型は、  

次の4つです。

 

①テーマを書く

 

まず、何について話し合うのかを明確にします。

 

テーマがあいまいなままだと、  

話し合いもあいまいになります。

 

②気になっていることを出す

 

そのテーマについて、  

社長や幹部の皆さんが気になっていることを出してもらいます。

 

ここで、  

現場で起きていることや、  

問題になりそうなことが見えてきます。

 

③解決策を考える

 

出てきた問題に対して、  

どうすればよいのかを考えます。

 

ここでは、  

できるだけ具体的にしていくことが大事です。

 

④誰が、いつまでに、何をやるかを決める

 

最後はここです。

 

誰がやるのか。

 

いつまでにやるのか。

 

何をするのか。

 

ここまで決めて、  

初めて会議が行動につながります。

 

 

今回は、4つのテーマについて、  

この流れを繰り返しました。

 

一つのテーマが終わったら、  

ホワイトボードの写真を撮る。

 

そして消して、  次のテーマに進む。

 

また書く。

 

また整理する。

 

また決める。

 

すごくシンプルですが、  

この型があるだけで会議はかなり進めやすくなります。

 

逆に、型がないと、  

どうしても思いついたことを話すだけになってしまいます。

 

意見はたくさん出る。

でも、何が決まったのか分からない。

誰が動くのかも分からない。

次回までに何を確認するのかも分からない。

 

そうなると、  

会議をしたのに、  

結局何も進んでいないということになります。

 

これではもったいないです。

 

そして、今回の会議では、  

ホワイトボードの写真を残すことに加えて、  

AI議事録レコーダーも使いました。

やっぱり、  

AI議事録レコーダーは優秀ですね～

 

会議が終わったあとに、  

何を話したのか。

何が問題だったのか。

どんな解決策になったのか。

誰が、いつまでに、何をするのか。

 

これらを整理するうえで、  かなり役に立ちます。

 

さらに今回は、  

AI議事録レコーダーの内容をもとに、  

AIを使ってパワーポイントの議事録にしました。

 

ただ文字を並べるだけではなく、  

表に整理したり、  時系列で整理したり、  

テーマごとに見やすくまとめたりできます。

 

文章だけを読んでも、  

会議の内容は分かりにくいことがあります。

 

でも、表や見出しで整理されていると、  

かなり見やすくなります。

 

視覚的に分かる形にしておくことで、

 

「あれ、これは誰がやるんだったかな」

「期限はいつまでだったかな」

「なぜこれをすることになったんだったかな」

 

という確認がしやすくなります。

 

議事録をパワーポイントで手作業で作ろうと思ったら、  

おそらく3時間、4時間くらいはかかると思います。

 

でも、AIを使えば、  ベースは5分くらいでできます。

 

もちろん、完璧ではありません。

 

内容を確認して、  表現を直したり、  

抜けている部分を補ったり、  

不要なところを削ったりする必要はあります。

 

それでも、  

修正まで含めて30分ほどで形になります。

 

これはかなり大きいです。

 

しかも、その日のうちに、  

LINEやチャットで共有できます。

 

会議をしたその日に振り返ることができる。

 

翌日からすぐに動きやすくなる。

 

ここは、AIを活用する大きなメリットだと思います。

 

 

もちろん、  

会議は毎回きれいに進むわけではありません。

 

意見が飛び交って、  

少しワチャっとなることもあります。

話がずれることもあります。

感情が少し出ることもあります。

そこをどう軌道修正するか。

 

出てきた意見を、  

「つまり、こういうことですね」  

と整理できるか。

 

ここには、  司会者の経験やスキルも必要になります。

 

ただ、いきなり高度な司会進行をしようとすると、  

難しく感じると思います。

 

だからこそ、  まずは型を持っておくことです。

 

話がずれたら、  型に戻す。

 

何を話しているのか分からなくなったら、  ホワイトボードに戻る。

 

決まったようで決まっていないときは、  

「誰が、いつまでに、何をやるか」  

まで戻る。

 

これだけでも、  会議はかなり変わります。

 

会議の司会というと、  

話し方が上手い人がやるもの。

 

場を仕切るのが得意な人がやるもの。

 

そんなイメージがあるかもしれません。

 

もちろん、  話し方や場の空気を読む力も大事です。

 

ただ、それ以上に大事なのは、  

会議をどの流れで進めるかを決めておくことです。

 

型があると、  司会者も安心できます。

 

参加者も、  今どこを話しているのかが分かります。

 

そして、  

会議が終わったあとに、  

何をすればいいのかが明確になります。

 

会議は、  ただ集まって話すだけでは足りません。

 

話す。

整理する。

決める。

動く。

 

この流れが必要です。

 

そのためには、  ホワイトボードと、  

会議の型がとても大事です。

 

そして今は、 AIを使えば、  

会議後の整理や共有もかなり早くできます。

 

型を使って会議を進める。

AIを使って議事録を整える。

その日のうちに共有して、翌日から動けるようにする。

 

こういう流れができると、  

会議は単なる話し合いではなく、  

実際に組織を動かす時間になるのだと思います。

 

もし会議の進め方や、  

話し合いの整理の仕方でお困りの経営者の方がいらっしゃいましたら、  

ぜひお気軽にお声かけください。

 

会議が変わると、  

その後の動き方も変わりますよ(^^)