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会議の進行役に求められる「能力」と「進め方」とは～後編～
前回は会議の進行役に求められる「能力」４つについてお伝えしました。
①安心安全ポジティブな場作り力
②捨て石・積み石の勇気
③フィードバック力
④要約力
この４つの能力が高まれば、
会議の進行役に相応しい立ち振る舞いができるようになります。
では、今回は会議の進行役に求められる
「進め方」についてお話をしていきたいと思います。
進め方には７つのステップがあります。
①お題についてヒアリングして、アイデアや意見を出させる
②同類項をまとめて、見出し（タイトル）を付ける
③選択肢をリストアップする
④その選択肢のメリットとデメリットを出し尽くす
⑤採用を決める
⑥アクションプランに落とし込む
⑦進捗チェックと検証により、ゴール達成までフォーカスし続ける
例えば、
「現場のリーダーに真のリーダーシップを身に着けさせるには？」
という会議のテーマで進行役をしてみますね。
①お題についてヒアリングして、アイデアや意見を出させる
まず、アイデアをピックアップしてもらいます。
もしアイデアが生まれないのであれば、
紙に最低３つのアイデアを出してもらう時間を作ります。
ここではとにかくアイデア出しに徹してもらいます。
そうしますと
「リーダーの役割を明確にする」
「リーダー同士で定期の情報交換ミーティングをする」
「リーダー向けの研修に参加させる」
「リーダー手当を支給する」
「部下とのコミュニケーションの能力を高める」
「部下とリーダーの面談の時間を確保する」
「外部のリーダーを雇用する」
などが挙がったとします。
②同類項をまとめて、見出し（タイトル）を付ける
全てのアイデアをそれぞれ議論しても時間が足らないので、
それぞれを同じ項目にまとめて、
それに見出しを付けます。
【役割の言語化】
「リーダーの役割を明確にする」
【処遇】
「リーダー手当を支給する」
【学習】
「リーダー向けの研修に参加させる」
「部下とのコミュニケーションの能力を高める」
【仕組み】
「部下とリーダーの面談の時間を確保する」
「リーダー同士で定期の情報交換ミーティングをする」
【雇用】
「外部のリーダーを雇用する」
③選択肢をリストアップする
上記の見出しの中から、できそうなことをリストアップします。
例えば
「【外部からの雇用】も悪くはないけど
今回のテーマと少しそれてしまうから、
それ以外をピックアップしてみようか」
という感じで、リストアップするものを絞ります。
④その選択肢のメリットとデメリットを出し尽くす
【役割の言語化】【処遇】【学習】【仕組み】それぞれ選択肢の
メリット、デメリットを出し尽くします。
例えば
「【役割の言語化】って、確かに明確になっていないから、
何をすればいいのかが分からないということはあるよね。
けど誰が決める？」
「【処遇】は目の前にニンジンをぶら下げるのはいいかも。
ただ、給与に関わることなので時期的には一番最後かもね」
「【学習】は、研修なんかもいいね。
外部の機関にそれぞれ送り込むのか？
それとも講師を職場に呼んでリーダーに一斉に受講させようか？
けどお金もかかるけど予算的には大丈夫なの？」
「【仕組み】の面談はやって欲しいね。
ただ、今無理やりさらせても面談のやり方が分かんないから難しいかな。
定期ミーティングであればすぐにでもできるし、
やることのデメリットと言えば時間を取られるってくらいじゃない」
こんな感じで、メリット、デメリットを出し尽くします。
⑤採用を決める
上記の中から採用できるものを決めます。
コツとしては、
今できるもの、
条件が整えばできるもの、
上手くいかなかった時の最後の手段、
みたいに分けることです。
「リーダーの役割の言語化については我々で決めよう」
「ひとまず、リーダー同士の定期の情報交換ミーティングは今月からさせよう」
「リーダー研修については、そのミーティングで課題の重要性を共有してからにしよう。
そうでないと受け身になってしまって意味がない」
「リーダー手当は、リーダーの自覚が出てきて、
行動に変化がみられたくらいにもう一度導入を検討しよう」
こんな感じです。
⑥アクションプランに落とし込む
あとは5で決めたことを、
誰がいつまでに実行するのかをスケジュールに落とし込みます。
エクセルの落とし込むなどして視える化することで、
強制力が発揮されます。
⑦進捗チェックと検証により、ゴール達成までフォーカスし続ける
作ったアクションプランについて、
進捗状況について随時チェックを行い、
ゴールの達成にこだわって、全体の動きを見守ります。
ざっとこんな感じです。
司会の進行役と言っても、
こんなやって文字にしてみるとなかなか奥深いですよね。
会議が上手くいかない場合は、
参考にしていただけると嬉しいです(^^)
今回も最後までお読みくださり、ありがとうございました！
会議の進行役に求められる「能力」と「進め方」とは～前編～
前回、前々回の「『会議がイマイチ』を分析する」が好評だったのか、
「じゃあ、どうやったら社員が会議の進行役を上手くできるようになるのか具体的に教えてくれ！」
という声がありました。
なので、そのことについて今回はお話したいと思います。
進行役に求められる「能力」と、「進め方」の二つに分けて考えたいと思います。
まずは「能力」ですが、次の４つの能力を磨く必要があります。
①安心安全ポジティブな場作り力
②捨て石・積み石の勇気
③フィードバック力
④要約力
それぞれ見ていきましょう。
①安全安心ポジティブな場作り力
極端な例ですが、会議の参加者全員がメッチャ眉間にシワを寄せて、
足を組んだり、肘を机についたり、貧乏ゆすりをしたりなどしていたら、
進行役としてはどうでしょう？
もう逃げ出したいくらい恐ろしいですよね。
「危険で不安でネガティブ」な場という感じですが、
それと真逆の「安全で安心でポジティブ」な場を作れたらどうでしょう？
進行役としてもなんとか頑張れそうですよね。
そんな場を作るための要素が３つあります。
【表情】
人と人とが会うとき、まずは顔を見ますね。
その顔の表情により場の空気が決まります。
真剣な顔なら真剣な場、笑顔なら笑顔の場が生まれます。
会議が重苦しく眉間にシワを寄せている人が多いのであれば、
それと真逆の笑顔が生まれる場を自分から作って、
周りを巻き込んでいく必要があります。
【言葉】
ポジティブな言葉を使っても、言い方がネガティブに聞こえたりします。
言葉は人それぞれで感情が違うのです。
例えば「悔しい」
アンケートを取ると分かるのですが、
この「悔しい」はプラス言葉と受け止める人と、
マイナス言葉と受け止める人と半々に割れます。
知らず知らずのうちにプラスのつもりで使っていても、
周りの人にはネガティブに感じられていることがあります。
言葉というのは、そのように人に大きな影響を与えます。
プラスの意味であれば、
「悔しい」＋「嬉しい表情、声色」というように、
言葉と感情はセットで相手に伝える必要があります。
【姿勢や立ち振る舞い】
腕を組んだり、足を組んだりしていると、
心を閉ざしていると相手に感じさせます。
けど、姿勢を正してうなずいていたり、メモをスッと取ったり、
物が落ちるとサッと拾ったりなどしていると、
見ている相手が気持ち良さを感じます。
そんな姿勢や立ち振る舞いが積み重なることで、
良い会議の場が作れます。
表情、言葉、姿勢や立ち振る舞い、
この３つについて会議の冒頭で説明をするなどして協力者を増やしておくことが、
良い会議の空気を作る上で大事になります。
②捨て石、積み石の勇気
「捨て石効果」「積み石効果」
これは私が所属しているキャッシュフローコーチ協会の和仁氏が作った言葉です。
「捨て石効果」
的が外れてたり、突拍子もない意見が出たことにより、
求めているものがそれではないことに気付かせてくれる効果のことを言います。
つまり、一見ムダな意見のように見えて、
その意見のおかげで求めているものがより絞られていく効果のことです。
「積み石効果」
意見が積みあがっていった結果、ベストの意見が10個目で出たとします。
ではこれは10個目の意見をいった人の手柄でしょうか？
私はそうでないと思います。
1個目の意見が出たことで、
みんなのエンジンがかかり意見が積み上がっていって、
結果10個目の意見でベストの答えが出たのだと思います。
そうすると、
1個目の意見を言ってくれた人がいてくれたおかげだと捉えることができます。
進行役の社員には、
この「捨て石」あるいは「積み石」になる勇気が必要なのです。
③フィードバック力
ある社員が意見を出したあとに、
進行役が「ふーん、じゃ次の意見はありますか？」とされると、
意見を言った社員はどのような気持ちになるでしょうか？
勇気を出して意見を言ってくれた社員に対して感謝の気持ちと、
「それって〇〇という意味ですね。確かに△△という視点ではとても重要だと私も思います」
という肯定的な意味付けをしてくれたらどうでしょう？
意見を言った社員も嬉しいと思いますし、
恥をかかずに済むことになり、
安全安心ポジティブな場が加速していくことになります。
フィードバック力＝事実の把握＋肯定的な意味付け
このように考えてもらえればと思います。
④要約力
あれこれ意見が出てくると、要点を整理する必要があります。
「色々意見が出てきましたが、つまり〇〇に問題があって、
その解消のために具体的に△△に取り組まなければいけないが、
✕✕という壁を乗り越える必要があるということが明確になりました」
このように整理できれば、
次の行動に繋がりやすくなり、
成果があがりやすくなります。
会議の進行役に求められる「能力」４つを整理しますね。
①安心安全ポジティブな場作り力
②捨て石・積み石の勇気
③フィードバック力
④要約力
この４つの能力が高まれば、会議の進行役に相応しい立ち振る舞いができるようになります。
では、進行役の求められる「進め方」とはなんでしょう？
それについては次回のブログでお伝えしますね！
今回も最後までお読みくださり、ありがとうございました(^^)
令和５年７月１２日（水）１５時～１７時【成果に直結する「生きた経営理念づくり」セミナー】を開催します！
先日ご案内していた理念セミナーですが、日本の社労士業界全体のトラブルにより急きょ延期とさせていただきました…
ご予約いただいた方には個別で連絡をさせていただきましたが、改めてお詫び申し上げます。
改めて7月に実施することとなりましたので、再度告知をさせていただければ思います。
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掲げているだけで浸透していない理念は意味がない！
【成果に直結する「生きた理念づくり」セミナー】
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【令和５年７月１２日水曜日】
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『社内の会議がイマイチ』を分析する～後編～
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最近ですが
「社内の会議で社員が全く発言しない」
「会議がただの報告会になっていて意味がない」
という経営者のお悩みが増えてきたのを実感します。
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
というお話を前回のブログでお話させていただきました。
そして、「1.社長が会議の進行役をした場合」について
上手くいかないケースをお伝えしました。
今回は「2.社員が会議の進行役をした場合」に
上手くいかないケースについてお話しますね。
そもそも社員が会議の進行役をした場合、
やはり上手くいかない可能性が高いんです。
それはなぜでしょう？
それは２つあります
「社員には〇〇がないから」
「社員には△△があるから」
さて〇〇と△△にはなにが入るでしょうか？
答えは
「社員には【会議をまとめるスキル】がないから」
それと
「社員には【社内での立場】があるから」
この２つが主な原因です。
「社員には【会議をまとめるスキル】がないから」
これはセンスがある社員がいればなんとかなるかも知れませんが、
基本的には会議の進め方を学ぶ機会がないので、
上手く進行役を担える人材が少ないのが正直なところです。
「いやいや、進行役なんてただ会議を進めていくだけだから簡単でしょ？」
と思う人いるかもしれません。
確かにその会議がただの報告会であれば、
進めていくだけなので簡単です。
もっとも、会議がただの報告会であれば
わざわざ集まる必要もなく、
書面か録画動画の閲覧で済みます。
わざわざ集まって話し合いをするのは、
その会社の今後の方針をすり合わせたり、
改善すべき点をピックアップするなどして、
その後の会社の行動を決めるためです。
そんな中で反対意見ばかりが出たり、
ネガティブな雰囲気になったり、
思考が停止して全く意見が出なかったり、
そんなことが会議では起こります。
そんな会議においては、
意見を出させ方、
意見のまとめ方、
ネガティブな意見が出た時の収拾の仕方、
計画への落とし込み方など、
色々なスキルがやっぱり必要になります。
まあまあ大変です。
「社員には【社内での立場】があるから」
社員は当事者なので、
進行役の社員は会議のテーマや論点について
「いやー、実はよく分かんないのよね」
とか
「そもそもなんでこれが論点になってるの？」
ということが今さら言えない立場にいます。
また、会議に参加している他の社員と立場が近すぎたり、
反対の立場にいたりするので、
バランスを必要以上に取り過ぎたり、
責任が誰かに集中することを意図的に避けたりなど、
中立的に意見をまとめ上げるのが難しい場合もあります。
更に言えば、
ふだん寡黙でテンション低めな人が進行役をする場合、
進行役として高めのテンションを維持しなければならない
という苦しさがあったりもします。
私も銀行員３年目の時に上司から
「お前、家にいるときと同じような低いテンションで会社で仕事をするな！」
「家から出たらスイッチを入れろ！」
と何もやらかしてはいないのに突然怒られた経験があります…
切り換えができる人はいいでしょうが、
それができない人にとってはストレスでしかありません。
では、このようなことを防ぐためにはどうすればよいでしょうか？
私は答えが３つあると思います。
①進行役の適任者がいれば固定する。
ただし、他の社員の成長の機会を
奪ってしまうことにもなってしまいます。
②進行役のマニュアルを作ったり、
会議で大切にしている価値観を共有しておく。
アイデアを出す時はアイデアを考える時間をとってメモに取り、
２人１組でシェアをして発表させたりすると意見が出やすくなります。
また、一発でベストの意見が出ることはまれなので、
「的外れでいいので意見を積み上げることを重視する」
「質より量を重視する」
という価値観を共有しておくということが大事です。
もちろん、的外れな意見が出たとしても、
それを批判したり、
否定したりはしない空気作りも大事になります。
③外部の第３者に依頼をする。
外部の第３者は社内の人間関係や部門間の壁みたいなものを
社内の社員よりも知りません。
ですので誰かに忖度をするような必要もなく、
客観的な判断がしやすい立場にあるため、
今までの慣例にとらわれない答えを
導き出しやすいポジションにいます。
もちろん、非常識な第３者、
固定観念だらけの第３者であれば論外ですので、
視野が広く信頼できる外部の第３者に頼むのがよいでしょう。
私も年に数回は社内の経営ミーティングの進行役を
依頼されることもあります。
もっと言えば、
人間関係がこじれにこじれまくった案件や、
紛糾することが高い確率で予測される案件、
社長が社員に上手く説明しないと誤解を招き不満が高まるような案件など、
言葉足らずが命取りになるような難易度が高い会議、
（とカッコいいことを言いましたが、端的に言えば誰も進行役をしたがらない会議）
そんな会議の進行役を頼まれたりもします。
ただ、社内だけでその会議を進めるよりかは
第３者がいたほうが落としどころが早く見つかったり、
平和的に解決したり、
前向きな終わり方になったりするのを感じます。
外部の第３者も上手く活用してもらえればと思います。
今日のお話しが少しでも気になった方は
ぜひとも弊社の無料相談をご活用くださいね。
『社内の会議がイマイチ』を分析する～前編～
最近ですが
「社内の会議で社員が全く発言しない」
「会議がただの報告会になっていて意味がない」
という経営者のお悩みが増えてきたのを実感します。
これってかなりの切実なお悩みです。
なぜなら、
社内の会議はその会社の今後の方針をすり合わせたり、
改善すべき点をピックアップするなどして、
その後の会社の行動を決める大事なイベントだからです。
会議がそのような機能を果たしていなければ、
その会議は生産性のないムダな時間ということになります。
当然ながらその時間に対して社員へのお給料は発生しているので、
そのお給料を払う側の社長からすれば、
有意義な時間にしたいのは当然です。
では、なぜ会議が上手くいかないのでしょう？
会議において進行役をするのは社長か社員かの２択になるわけですが、
それぞれのケースでその原因を考えてみましょう。
①社長が会議の進行役をした場合
社長が進行役を担うと、一方的に発言することが多くなることで、
社員が意見を言い出しにくい雰囲気が出来上がります。
すなわち、社長の独演会になりがちです。
社長としても
「誰も発言しないから自分が引っ張っていかんと！」
「あいつらに俺を想いを伝えんといかん！」
と必死に考えて喋っているわけです。
社員たちはどうかと言うと、
それを聞いて
「自分たちもしっかり発言しなきゃ」
という前向きな気持ちになっていればいいのですが、
そんな感じでもありません。
社長はそんな状況に怒りと焦りを感じ、
それを解消させるためしゃべり続け
会議がますます独演会化していきます。
このような状態の会議って
皆さんも一度は目にしたことがあるのではないでしょうか？
社長が進行役の会議は、
なぜ社長の独演会のような会議になってしまうのでしょうか？
ちょっと考えてみましょう。
それは
「社長が〇〇だから」
さて、〇〇の中には何がはいるでしょうか？
「わがまま」でしょうか？
「真剣」でしょうか？
私が考える答えは
「社長が【最も深く考えていて、知識もあり、覚悟もある】から」
社長は年中無休で会社のこと、商品のこと、
世の中の流れのことを考えています。
そして、何かが起これば全責任を取る覚悟で会社経営をしています。
そんな社長が会議の進行役を担うと、
社長には社員の意見は穴だらけに見えたり、
浅はかに感じたりします。
そんな社長の考えが社員には透けて見えるので、
できるだけ社長の意見を肯定するような流れを作ったり、
口撃の対象とならないよう無難な発言に終始します。
ただ、その社長はそんな流れに当然満足など感じるわけもなく
「社内の会議で社員が全く発言しない」
という冒頭のお悩みごとに繋がっていき、
「俺の考えを伝えないと！」
と独演会に繋がっていくのです。
まさに負のスパイラルと言った感じでしょうか…
では、これを防ぐにはどうしたらよいでしょうか？
私が考える答えは２つです。
１つ目は、社長に進行役をさせない。
独演会とならないように
主導権を握りやすいポジションから物理的に切り離し離し、
一定の距離を置いてもらいましょう。
２つ目は、社長には聴くことに徹してもらう。
「経営者はガマンが大事だ」なんて言われますが、
まさしく最後まで口を挟まず聴き役に徹してもらい
ガマンしてもらうのです。
社長はどの社員よりもベストな答えを持っていることが多いです。
なので、敢えてその答えを言わず、
見守って、
口を挟むのであれば、
社員が見落としている着眼点に
気付かせる程度に留めておくのがよいでしょう。
まあ、今回のお話は、
社内の会議での社長の独演会を止める方法に主にフォーカスしたので、
前向きな解決法ではなかったですね…
「じゃあ、社長ではなく社員が進行役をすれば充実した会議になるの？」
という疑問があると思いますが、
「進行役の社員によって充実した会議になるかどうかが決まる」
というのが私の答えになってしまいます。
社員が進行役をしっかりと担ってくれればいいのですが、
社員という「立場」がそれを難しいものにしていたりします。
次回は社員が進行役をした場合について、その社員の「立場」を踏まえてお話をさせていただきます！
楽しみにしてもらえると嬉しいです(^^)